Mulakan dengan inventori peti mel
Pelan e-mel perlu mencerminkan cara perniagaan anda berkomunikasi. Sebelum menambah akaun, senaraikan alamat sedia ada, orang yang bertanggungjawab dan storan yang digunakan. Sertakan alamat fungsi seperti accounts@ dan sales@ supaya tidak terlepas pandang.
Tandakan alamat aktif, alamat bekas kakitangan dan alamat yang hanya memajukan mesej. Semak akaun lama sebelum membuangnya: surat-menyuratnya mungkin masih diperlukan, atau pelanggan masih menghantar mesej ke alamat tersebut.
Asingkan tiga keputusan
Bilangan akaun, kapasiti setiap peti mel dan cara pasukan berkongsi kerja saling berkait, tetapi tidak boleh menggantikan satu sama lain. Menambah akaun tidak menambah kapasiti peti mel sedia ada secara automatik. Menambah storan pula tidak menentukan siapa yang patut menjawab pertanyaan bersama.
- Bilangan akaun: berapa peti mel dan log masuk berasingan diperlukan?
- Storan: berapa ruang setiap peti mel perlukan untuk mesej dan lampiran yang disimpan?
- Tanggungjawab: siapa menjaga setiap alamat fungsi, dan siapa menggantikan mereka ketika tiada?
Berikan identiti yang jelas kepada setiap orang
Jika kakitangan memerlukan surat-menyurat individu, akaun berasingan menjelaskan tanggungjawab berbanding berkongsi satu log masuk peribadi. Gunakan alamat fungsi untuk urusan perniagaan dan persetujui cara mesej disampaikan kepada pihak yang betul.
Susunan terbaik bergantung pada ciri platform e-mel. Tanya tentang alias, pemajuan dan akses bersama; jangan anggap semua sistem mengendalikannya dengan cara sama. Jika aliran kerja memerlukan kalendar bersama atau ciri kerjasama lain, nyatakan keperluan itu sebelum memilih perkhidmatan.
Rancang kemasukan dan pemberhentian kakitangan
Persetujui proses kemasukan yang ringkas: wujudkan akaun, sediakan peranti, sahkan tandatangan dan uji penghantaran serta penerimaan. Rekodkan siapa boleh meluluskan akses dan meminta perubahan.
Apabila kakitangan keluar, tentukan cara akses ditarik balik serta surat-menyurat perniagaan disimpan atau diserahkan mengikut dasar syarikat. Jangan biarkan kelayakan log masuk bekas pekerja aktif hanya kerana pelanggan mungkin masih menghubungi alamat itu. Bincangkan aturan peralihan dengan penyedia.
Fahami maksud akaun tanpa had
Pakej akaun tanpa had memberi fleksibiliti kepada organisasi yang berkembang, tetapi istilah itu perlu difahami dalam konteks. Pelan Power OnHypp menawarkan akaun e-mel tanpa had dengan kapasiti tertentu bagi setiap peti mel. Ia bukan storan tanpa had bagi setiap peti mel.
Bandingkan keperluan sebenar dengan pilihan Business dan Power. Sahkan terma perkhidmatan, keperluan migrasi dan jumlah tahunan sebelum menaik taraf. Pakej lebih besar berguna apabila menyelesaikan keperluan yang jelas, bukan hanya kerana namanya kedengaran lebih hebat.
Kongsikan keperluan anda
Maklumkan bilangan akaun semasa, saiz peti mel terbesar, rancangan pengambilan pekerja dan keperluan kerjasama. OnHypp boleh membincangkan pakej sesuai dan menyediakan sebut harga mengikut skop yang dipersetujui. Matlamatnya ialah sistem yang difahami pasukan hari ini, dengan laluan perkembangan yang jelas.